Comment réussir l’accueil téléphonique de ses clients et prospects ?

Comment réussir l’accueil téléphonique de ses clients et prospects ?

24 octobre 2019 Non Par bienvenat

Souvent, l’accueil téléphonique constitue le premier contact entre l’entreprise et sa clientèle. Il véhicule dès les premières secondes l’image de la société, d’où l’importance de veiller à donner une bonne impression à son interlocuteur. Le téléconseiller ou le télésecrétaire se doit donc d’avoir certaines qualités afin d’offrir une permanence téléphonique efficace et agréable aux clients et prospects. Afin d’apporter plus d’informations sur le sujet, focus sur les qualités et compétences que doit avoir un télésecrétaire pour effectuer un excellent accueil téléphonique.

Accueillir son interlocuteur sur un ton aimable

Il s’agit sans doute de la première qualité à avoir pour offrir un excellent accueil téléphonique à un client ou prospect. Effectivement, cela permet de mettre son interlocuteur en confiance et ainsi, de l’encourager à s’exprimer d’une manière tout aussi courtoise. Pour cela, il est important d’utiliser de bonnes formules de politesse, aussi bien pour saluer que pour inviter la personne au bout du fil à exprimer sa demande ou réclamation.

Les téléopérateurs travaillant dans le domaine de la permanence téléphonique à Madagascar sont réputés pour leur amabilité et leur sens de l’empathie. Ils ont la qualité d’offrir un accueil téléphonique agréable et efficace à leur interlocuteur, ce qui est un véritable avantage pour une entreprise souhaitant améliorer son image auprès des consommateurs.

Savoir mener la conversation

Le traitement de la permanence téléphonique à Madagascar amène, dans la plupart des cas, le téléopérateur à répondre à un grand flux d’appels téléphoniques. Afin que tous les appels soient traités efficacement, il est important que le téléconseiller ou télésecrétaire sache bien mener la conversation. Bien entendu, l’accueil téléphonique consiste à écouter et à traiter les demandes des clients ou prospects.

Pour cela, ces derniers ont besoin de temps pour s’exprimer librement, tout comme le téléopérateur en a besoin pour comprendre et traiter leurs demandes. Néanmoins, il existe certaines personnes qui ne savent pas exprimer clairement leurs demandes, ce qui peut allonger inutilement la conversation. C’est surtout dans ces cas que le téléconseiller se doit de mener l’entretien de manière à aider son interlocuteur à formuler sa question ou réclamation, sans pour autant l’influencer, cela va de soi.

Proposer des alternatives

Il peut arriver que le télésecrétaire ou téléconseiller n’ait pas toujours toutes les réponses immédiatement. Dans ces cas de figure, il est de rigueur d’inviter son interlocuteur à patienter pendant qu’il cherche l’information. Il peut également lui proposer une demande de rappel dans les plus brefs délais dans le cas où le temps de résolution se révèle plus long.

Dans tous les cas, il est fortement déconseillé de laisser le client ou prospect sans réponse. Dans la même mesure, il est important de ne pas oublier de le rappeler aussitôt les informations obtenues. En somme, un bon téléopérateur se doit de toujours proposer des alternatives, afin de rassurer son interlocuteur.

Rester professionnel et respectueux durant toute la conversation

Un bon téléconseiller se doit de faire preuve de professionnalisme en toutes circonstances. Il est tenu de s’adresser aux clients ou prospects avec respect. Ainsi, même lorsque son interlocuteur s’adresse à lui avec mécontentement, il se doit de rester calme sans jamais hausser le ton ou montrer de l’impatience dans sa voix.

Même après une longue journée éprouvante, le téléopérateur est tenu de faire preuve de patience avec son interlocuteur tout au long de la conversation. En utilisant des propos et attitudes bienveillantes, il aura le plus de chance de mener l’entretien téléphonique à une issue plus favorable.